سربرگ ها یکی از پرکاربردترین برگه های سازمانی در سازمان ها و شرکت ها هستند. به ویژه اگر شرکت یا سازمان ها با شرکت های دیگر مکاتبات زیادی داشته باشد. در مقاله قصد داریم به بررسی نکات مهم و ویژگی های طراحی سربرگ در نامه اداری بپردازیم.
اهمیت چاپ سربرگ برای مکاتبات اداری
سربرگ (letterhead) یکی از اقلام ست اداری است که برای انجام مکاتبات اداری و نامه نگاری ها با شرکت های دیگر از آن استفاده می شد.
استفاده از سربرگ به مکاتبات اداری رسمیت و اعتبار می بخشد و هویت شرکت را نشان می دهد.
از طرفی هنگام انجام مکاتبات اداری احترام متقابل بین شرکت ها ایجاد می شود.
برای ایجاد نتایج مثبت باید علاوه بر سربرگ از اجزای دیگر ست اداری مانند کارت ویزیت، پاکت، فولدر و … استفاده شود.
بنابراین اهمیت زیادی دارد که از طراحی سربرگ در نامه اداری استفاده شود. در طراحی سربرگ باید به نکات و ویژگی هایی توجه شود تا استفاده از آن تأثیر مثبتی بر کسب و کار بگذارد.
استفاده از طراحی اصولی و جذاب سربرگ می تواند شرکت را به شکلی خاص به مشتریان بالقوه معرفی نماید.
سربرگ برای انجام مکاتبات اداری، ثبت قراردادها و صدور پیش فاکتورها استفاده می شود.
مزایای استفاده از سربرگ
- استفاده از سربرگ در مکاتبات اداری به شرکت اعتبار می بخشد و حرفه ای بودن آن را نشان می دهد.
- سربرگ ابزاری برای انجام بازاریابی و تبلیغات غیر مستقیم است. زیرا از این طریق نام تجاری و لوگو شرکت بیشتر دیده می شود.
- استفاده از سربرگ امنیت نامه نگاری را افزایش می دهد. زیرا هر کسب و کاری باید از سربرگ مخصوص خود استفاده کند.
- با طراحی ست اداری خاص می توان در ذهن مخاطبان تصویری خاص رقم زد.
- استفاده از سربرگ برای مکاتبات اداری احترام متقابل و رسمیت بیشتری را بین شرکت ها ایجاد می کند.
نکات مهم طراحی سربرگ در نامه اداری
استفاده از ست های اداری درمکاتبات اداری بر چهره شرکت تأثیرگذار است و کلاس کاری را افزایش می دهد.
استفاده از سربرگ ها و پاکت ها با طراحی مناسب و جذاب می تواند تأثيرات مثبتی را ایجاد نماید و فرصت مناسبی برای بازاریابی و تبلیغات غیر مستقیم باشد.
در طراحی سربرگ های اداری باید به نکاتی توجه شود:
- طراحی سربرگ در نامه اداری باید ساده و رسمی باشد.
- از رنگ بندی مناسب باید در سربرگ استفاده شود.
- اطلاعات دقیق تماس و آدرس شرکت باید در سربرگ چاپ شود.
- در سربرگ از علائم مذهبی استفاده نشود زیرا خلاف قانون می باشد (در کشور ما استفاده از نام خدا در ابتدای نامه اداری بلامانع است).
- به طراحی پشت سربرگ توجه شود. برای طراحی پست سربرگ می توان از رنگ،لوگو و بافتی ساده استفاده کرد.
- استفاده از فونت مناسب با اندازه استاندارد
- درنهایت باید از نرم افزار مناسب باید برای طراحی سربرگ نامه اداری استفاده شود. از نرم افزارهای illustrator و inDesign می توان برای طراحی سربرگ استفاده کرد.
این نرم افزارها درمقایسه با فوتوشاپ برای طراحی سربرگ کیفیت بالاتری دارند.
طراحی سربرگ در نامه اداری باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟
هر شرکتی هنگام طراحی سربرگ باید ویژگی هایی را مورد توجه قرار دهد تا بتواند تأثیرات مثبتی را ایجاد نماید.
هریک از اقلام ست اداری مانند کارت ویزیت، سربرگ، کاتالوگ، پاکت نامه ویژگی های منحصر به فردی دارند.
ویژگی های سربرگ عبارتند از:
ابعاد سربرگ
سربرگ های اداری معمولاً در سایزهای A4 و A5 چاپ می شوند که سایز A4 کاربرد بیشتری دارد.
ابعاد استاندارد سربرگ اداری که برای مکاتبات استفاده می شود A4 یا A5 است.
اما می توان از ابعاد کوچک تر سربرگ نیز استفاده کرد که بیشتر به عنوان برگه یادداشت کاربرد دارد. در این نوع برگه ها دیگر تاریخ، شماره و پیوست وجود ندارد.
متن سربرگ
برای طراحی و چاپ سربرگ اداری باید متن مشخصی در آن درج و چاپ شود.
اطلاعاتی مانند نام شرکت، لوگو، زمینه فعالیت، تاریخ، شماره، پیوست، اطلاعات تماس و آدرس در طراحی سربرگ در نامه اداری درج می شوند.
هنگام طراحی سربرگ باید نام شرکت و لوگو در بالای برگه قرار بگیرد.
شماره، پیوست و تاریخ نیز در قسمت بالا سمت چپ جای می گیرند.
محل درج آدرس و اطلاعات تماس نیز در پایین سربرگ است.
جنس کاغذ
برای چاپ سربرگ اداری باید از کاغذ مخصوص استفاده شود تا کیفیت مطلوبی داشته باشد.
برای چاپ سربرگ از کاغذهای تحریر، کتان و کرافت استفاده می شود. اغلب کاغذهایی با گرماژ 80 یا 100 گرم برای چاپ سربرگ اداری استفاده می شود.
مطالعه پیشنهادی: تفاوت کاغذ کرافت و گلاسه
رنگ بندی سربرگ
برای طراحی سربرگ در نامه اداری باید از رنگ بندی مناسب استفاده شود.
رنگ غالب سربرگ، باید رنگ سازمانی آن شرکت باشد تا موجب شناسایی برند شود.
برای زیبایی بیشتر سربرگ نیز می توان از تضاد رنگی کمک گرفت. به عنوان مثال سفید و سیاه یا ترکیب سرمه ای و آبی کمرنگ ترکیب رنگی حرفه ای و مناسب برای طراحی سربرگ هستند.
زمینه سربرگ نیز بهتر است سفید یا رنگی کمرنگ باشد تا هنگام کپی و فکس مشکلی ایجاد نشود.
فونت سربرگ
هنگام طراحی سربرگ و درج متن های آن باید از فونت مناسب با سایز استاندارد استفاده شود.
از فونت های رسمی و حرفه ای باید برای درج اطلاعات سربرگ استفاده شود.
سایز استاندارد فونت برای قسمت های مختلف سربرگ 10 الی 14 می باشد. اما برای آدرس باید از فونت 8 الی 12 استفاده شود.
